第四章 會計軟件操作
第二節(jié) 賬務處理模塊基本操作
一、系統(tǒng)初始化
系統(tǒng)初始化是指將通用會計軟件轉變成專用會計軟件，并將手工會計業(yè)務數據移植到計算機中的一系列準備工作，這是使用財務軟件的基礎。系統(tǒng)初始化工作的好壞，直接影響到會計電算化工作的效果。
（一)系統(tǒng)管理
1.功能
（1)賬套管理
賬套指的是一組相互關聯(lián)的數據。
系統(tǒng)最多可以建立999套賬。
賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。
（2)年度賬管理
每個賬套中可以存放不同年度的會計數據。
舉例：ABC賬套
2008年年度賬、2009年年度賬、2010年年度賬
年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結轉上年數據等。
（3)操作員及其權限管理
設置操作員
操作員權限分配
系統(tǒng)管理的操作流程：啟動和注冊系統(tǒng)管理→設置操作員→建立賬套→設置操作員權限
2.啟動和注冊系統(tǒng)管理
注冊系統(tǒng)管理的兩種身份：系統(tǒng)管理員（Admin)和賬套主管。
系統(tǒng)管理員（Admin)和賬套主管的區(qū)別：
系統(tǒng)管理員負責整個系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進入后，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設置操作員和賬套主管醫(yī).學全在線提供zxtf.net.cn，設置和修改操作員的密碼及其權限等。
賬套主管負責所選賬套的維護工作。主要包括對所選賬套進行修改、對年度賬進行管理（包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結轉、所選賬套的數據備份)，以及該賬套操作員權限的設置等。
3.設置操作員
設置操作員功能主要可以完成增加、修改和刪除操作員的操作。
4.建立賬套
建立賬套只能由系統(tǒng)管理員進行。
（1)設置賬套信息：
賬套號：賬套號為3位，賬套號唯一，且必須輸入。
賬套名稱：必須輸入。
賬套路徑：系統(tǒng)有默認路徑，也可以修改。但一般建議使用系統(tǒng)的默認路徑。
啟用會計期：啟用會計期應在第一次初始設置時確定，一般情況下，軟件默認為計算機系統(tǒng)的時間，請注意調整正確，設定后將不能更改。
會計期間：默認為日歷時間。有些單位可以根據單位實際情況自行設定， 例如某單位在每月25日結賬，26日到月底發(fā)生的經濟業(yè)務作為下月的業(yè)務記入下月的賬簿中。
（2)設置單位信息
（3)確定核算類型
本位幣代碼：“人民幣”的代碼為RMB.
本位幣名稱：用戶必須輸入。
賬套主管：用戶必須選擇輸入。
企業(yè)類型：用戶必須選擇輸入。系統(tǒng)提供了工業(yè)、商業(yè)兩種類型。如果選擇工業(yè)模式，則系統(tǒng)不能處理受托代銷業(yè)務，如果選擇商業(yè)模式，委托代銷和受托代銷都能處理。
行業(yè)性質：用戶必須選擇輸入，系統(tǒng)按照所選擇的行業(yè)性質預置科目�！�2007年新會計準則科目”是財政部2006年底推出的最新會計科目，一級科目編碼為4位。
是否按行業(yè)預置科目：如果用戶希望預置所屬行業(yè)的標準一級科目，則選中該項。
（4)確定分類信息
如果用戶的存貨、客戶、供應商相對較少，可不對它們進行分類核算。如果用戶的存貨、客戶、供應商相對較多，通常對它們進行分類核算。如果目前無法確定，則可以待啟動購銷存系統(tǒng)時再進行設置。若選擇各項分類核算，則必須先設置各項分類方案，然后才能設置相應的基礎檔案。
（5)確定編碼方案
為了便于對經濟業(yè)務數據進行分級核算、統(tǒng)計和管理醫(yī)學.全在線zxtf.net.cn，軟件將對會計科目、企業(yè)內的部門等進行編碼。
編碼規(guī)則由級次和級長兩部分構成。
（6)設置數據精度
數據精度指定義數據的小數位數。如果在總賬系統(tǒng)中需要進行數量核算，可以根據對數量、單價等核算精度的不同要求，定義數量核算的數量小數位數和單價小數位數。
（7)系統(tǒng)啟用
在建立賬套時，可選擇啟用的子系統(tǒng)。也可在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進入系統(tǒng)管理，再根據需要啟用相應的子系統(tǒng)。
5.設置操作員權限
操作員權限設置功能是對已設置的操作員進行賦權。
只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權進行權限設置。系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的操作員進行權限設置。而賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員進行權限指定。
操作員權限的設置包括增加、修改、刪除操作員的權限。
（二)基礎設置
基礎檔案是指計算機系統(tǒng)運行必須的基礎數據。用友T3軟件是財務業(yè)務一體化管理系統(tǒng)，基礎數據不僅涉及財務部門，還會涉及業(yè)務部門，因此數據收集、整理的工作量很大。
基礎檔案的設置包括機構設置、往來單位設置、財務設置等內容。機構設置包括部門檔案、和職員檔案的設置；往來單位的設置包括包括客戶檔案、供應商檔案的設置；財務設置包括外幣及匯率設置、會計科目設置、憑證類別設置。
3.設置客戶檔案
如果企業(yè)需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關系到對客戶數據的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在銷售管理等業(yè)務中需要處理的客戶檔案資料，應先行在本功能中設定，平時如有變動應及時在此進行調整�？蛻魴n案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯(lián)系方式及信用等級等其他信息。
4.設置供應商檔案
企業(yè)如果需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中供應商的詳細資料錄入供應商檔案。建立供應商檔案直接關系到對供應商數據的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在采購管理等業(yè)務中，需要處理的供應商的檔案資料，應先在本功能中設定，平時如有變動要及時在此進行調整。
5.設置外幣及匯率
匯率管理是專為外幣核算服務的。企業(yè)如有外幣業(yè)務醫(yī)學全在線搜集整,理zxtf.net.cn，應進行外幣及匯率的設置。外幣及匯率的設置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時使用固定匯率還是浮動匯率是由賬簿初始化設置決定的。
6.設置會計科目
設置會計科目的內容包括建立會計科目、修改和刪除會計科目、指定會計科目等操作。
7.設置憑證類別
系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇：
（1)記賬憑證；
（2)收款憑證、付款憑證、轉賬憑證；
（3)現金憑證、銀行憑證、轉賬憑證；
（4)現金收款憑證、現金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉賬憑證；
（5)自定義憑證類別。
憑證分類不影響記賬的結果，一般而言，可分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。業(yè)務量較少的單位可不分類，即只設置“記賬憑證”一種類別。
8.輸入期初余額
在初次使用賬務處理子系統(tǒng)時，應將經過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機。若企業(yè)是在年初建賬，則輸入的期初余額就是年初余額。若企業(yè)是在年中建賬醫(yī)學全在線搜集整,理zxtf.net.cn，則應輸入建賬月份的期初余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)會自動倒算出年初余額。例如，某企業(yè)2000年4月開始啟用總賬系統(tǒng)，那么，應將該企業(yè)2000年3月末各科目的期末余額及1-3月的累計發(fā)生額計算出來，準備作為啟用系統(tǒng)的期初數據錄入到賬務處理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動計算年初余額；若科目有輔助核算，還應整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入。
